حسابداری تعهدی نظام نوین مالی (یاداشت دوم)

فرآيند سيستمي اجراي حسابداري تعهدي

    1) مرکز هزينه متقاضي درخواست کالا:

     ابتدا مرکز هزينه متقاضي درخواست کالا نسبت به تکميل فرم درخواست کالا از طريق سيستم اقدام  و پس از تاييد، درخواست واحد از طريق سيستم  به تدارکات مرکز ارجاع ميگردد

      2) واحد تدارکات:

      درواحد تدارکات  با توجه به درخواست واحددرخصوص اين مساله تصميم گيري مي گردد آيا کالاي درخواست شده نياز به کارشناسي دارد يا ندارد لذاپس از تصميم گيري درخصوص مساله مذکور درخواست واحد توسط اداره تدارکات  درصورت نياز به واحد کارشناسي و سپس جهت مشخص شدن موجودي کالا به واحد انبار ارجاع مي شود

      3)  واحد انبار:

      سه حالت درخصوص درخواست ا وليه واحد در انبار مرکز پيش مي آيد 1)موجودي کالاي انبار جوابگوي نياز واحد مي باشد .2)کالاي مورد درخواست واحد در انبار موجود نمي باشد. 3)قسمتي از درخواست واحد تامين وبخشي ديگر بدليل کافي نبودن موجودي انبار تامين نمي گردد  در صورتي که کالا در انبار نباشد و يا قسمتي از درخواست واحد تامين نگردد  درخواست خريد توسط واحد انبار صادر و به واحد تدارکات ارجاع مي گردد و در صورت وجود کالا در انبار طي فرآيندي که در ادامه توضيح داده خواهد شد کالا تحويل مي گردد .حال اگر کالا در انبار موجود نباشد.

   4) واحد تدارکات:

     اگرکالاي مورد درخواست  واحدهها در انبار موجود نباشد درخواست خريد کالا توسط واحد انبار تکميل و از طريق سيستم  به واحد تدارکات ارجاع مي گردد در واحد تدارکات در خصوص دو مساله اقدام مي گردد اول اينکه آيا درخواست واحد نياز به تحويل مستقيم کالا بدون ورود فيزيکي کالا به انبار هست يا نه؟ همچنين نسبت به برآورد قيمت کالا جهت ارجاع به بالاترين مقام دستگاه جهت تشخيص خريد اقدام مي گردد.

    5) تشخيص خريد:

     از آنجاييکه اولين گام هزينه اعتبار در واحدهاي دولتي تشخيص خريد کالا و خدمات توسط بالاترين مقام دستگاه ا اجرايي مي باشد لذا پس ازاينکه واحد تدارکات درخواست خريد کالا را جهت تشخيص رئيس مرکز ار جاع نمود رئيس مرکز پس از بررسي نسبت به تاييد يا عدم تاييد درخواست خريد از طريق سيستم  اقدام و در صورت تاييد به واحد حسابداري ارجاع مي نمايد .

    6) واحد امور مالي(ذيحساب):

      با توجه به اينکه هرگونه دين بر ذمه دولت بدون وجود اعتبار جهت خريد کالا وخدمات  خلاف قوانين  مي باشد لذا بدين منظور در کليه خريد کالا و خدمات دولتي پس از تشخيص بالاترين مقام دستگاه نياز به تامين اعتبار خريد کالا توسط واحد امور مالي (ذيحساب) مي باشد .لذا پس از تامين اعتبار درخواست خريد توسط امور مالي سيستم به صورت فرآيندي نسبت به ارجاع درخواست به واحد تدارکات جهت خريد اقدام مي نمايد.

   7) واحد تدارکات:

      پس از تامين اعتبار امور مالي مجددا درخواست خريد به واحد تدارکات جهت خريد توسط کارپرداز برابر قوانين و مقررات و آئين نامه مالي ومعاملاتي دانشگاه ارجاع ميگردد در اين مرحله واحد تدارکات در صورت نياز به استعلام يا خريد مناقصه اي کالا ضمن رعايت قوانين بايستي نسبت به خريد با حداقل بهاء اقدام نمايد. پس از خريد توسط کارپرداز و تاييد کارشناس در خصوص اينکه کالاي تحويل داده شده با مشخصات خريد همخواني دارد يا نه؟ کالاي خريداري شده در صورت تحويل مستقيم  به واحد متقاضي ارجاع و صورتجلسه تحويل مستقيم کالا تنظيم و بر اساس آن حواله انبار صادر مي گردد .و در صورتي که نياز به تحويل مستقيم کالانباشد کالا به انبار ارسال مي گردد. و طي فرآيند مربوطه پس از صدور رسيد انبار و سپس حواله از انبار خارج مي گردد. لذا در صورتي که نياز به تحويل مستقيم کالا نباشد بايستي کالا به انبار وارد و به شرح مرحله بعدي رسيد صادر گردد.

     8)  واحد انبار:

     انبار دار کالا را  بر اساس مشخصات در خواست خريد و در صورت نياز تاييد نظر کارشناس  تحويل گرفته  و در ازاي تحويل رسيد انبار صادر مي نمايد .لازم به ذکر است  بدليل رعايت کنترل داخلي انبار دار نبايتي از قيمت کالا باخبر باشد يا اينکه از روي فاکتور کالانسبت به   رسيد انبار اقدام نمايد بلکه بايستي براساس ديدن عيني کالا درصورت تحويل کالا به انبار و در صورت تحويل مستقيم بر اساس صورتجلسه مربوطه نسبت به صدور رسيد انبار اقدام نمايد.  لازم به ذکر است در صورت تحويل مستيم کالا به واحد رسيد و حواله انبار به صورت يکجا صادر مي گردد يعني اينکه رسيد در حواله انبار مستتر مي باشد

پس از اينکه انبار دار کالا را تحويل گرفت با توجه به اينکه کالاي تحويل گرفته شده (مصرفي يا اموالي ) سيستم به صورت خو دکار نسبت به  تشخيص اموالي بودن کالا يا مصرفي بودن آن   براساس  دستورالعمل شماره ده حسابداري تعهدي (طبقه بندي کالاو اموال)  اقدام و کالا را درانبار مربوطه رسيد مي نمايد همچنين جهت کليه اموال يک شناسنامه اموال توسط سيستم تکميل که اين شناسنامه حاوي نکات مهمي از جمله  تاريخ خريد و تاريخ استفاده ومشخصات عمومي کالا و ...مي باشد که توسط کاربر تکميل و در  استهلاک گيري ماهانه توسط سيستم موثر مي باشد همچنين به صورت خودکار جهت کالاي رسيد شده يک پلاک سيستمي صادر ميگردد که امين اموال يايستي اين پلاک را هنگام صدور حواله انبار بر آن پلاک کوبي نمايد . در اين رابطه ذکر اين نکته حائز اهميت مي باشد تا زماني که حواله انبار صادر نشده باشد جهت کنترل داخلي پلاک اموال بر آن کوبيده نمي شود و همچنين استهلاک گيري از زمان خروج کالا از انبار محاسبه ميگردد .مادامي که اموا ل از انبار خارج نشده باشد جهت آن اموال استهلاک محاسبه نمي گردد بلکه براساس استاندارد هاي حسابداري کاهش ارزش اموال را مي توان محاسبه و بر اساس سرفصل هاي مربوطه در حسابه منعکس نمود.

      9) واحد تدارکات:

       پس از صدور رسيد و حواله انبار توسط واحد انبار واحد تدارکات نسبت به نرخ گذاري رسيد انبار اقدام مي نمايد و پس از تاييد به حسابداري خريد کالا و اموالجهت کنترل ار سال ميگردد. لازم به ذکر است هرگونه  نرخ گذاري وخروج کالا از انبار بر اساس روش fifo مي باشد. با توجه به اينکه روش مذکور داراي دو جنبه فيزکي و نرخ گذاري مي باشد مي بايست هر دو بعد قضيه در خروج کالا از انبار رعايت گردد براي مثال در خروج دارو از انبار کالا بر اساس اولين تاريخ  ورودي خارج ميگردد و نرخ گذاري حواله بر اساس قيمت خريد رسيد انبار مربوطه صورت مي پذيرد نه اينکه قيمت روز دارو البته بعد فيزيکي روش مذکور در خصوص بعضي کالا ها مثلا آهن آلات تفاوتي نمي کند.

      10) حسابدار مسئول خريد کالا واموال:

           برسي اسناد و مدارک مراحل خريد و ثبت پلاک اموال در دفاتر مربوطه و گزارش شش ماهه اموال. سپس بعد از تاييد سيستمي به واحد رسيدگي ار سال مي نمايد

     11)امور مالي( رسيدگي اسناد):

       واحد رسيدگي اسناد نسبت به بررسي مدارک خريد و چک نمودن امضا ها اقدام پس از تاييد به مسئول امور مالي ارجاع مي نمايد. لازم به ذکر است در اين فرآيند رسيدگي اسناد در واحد ها صورت گرفته و کليه اسناد و مدارک در حسابداري واحد بايگاني و نگهداري مي گردد.

       12) امور مالي(ذيحساب):

         مسئول امور مالي پس از تاييد مدارک نسبت به ار جاع مدارک به واحد دفترداري  جهت صدور چک اقدام مي نمايد.

      13)امور مالي( دفترداري) :

      پس از تاييد امور مالي نسبت به صدور چک و سند حسابداري ضمن اخذ تاييد  و امضاء  مقام هاي مجاز   اقدام  مي نمايد

        14) امور مالي(ذيحساب)

        پس تاييد کليه اسناد و مدارک و پرداخت هزينه اسناد و اطمينان از صحت اسناد نسبت به تاييد نهايي اسناد جهت ارسال به مديريت مالي از طريق فرآيند سيستمي اقدام مي نمايد.

 

حسابداری تعهدی نظام نوین مالی (یاداشت اول)

حسابداري تعهدي                          

 طبق تکاليف مقرر در قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي،اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران و قانون اصلاح مواد 63و64 قانون محاسبات عمومي و مواد(13-23-46-87 ) آيين نامه مالي معاملاتي، دانشگاههاي علوم پزشکي ملزم به استقرارسيستم حسابداري تعهدي مبتني بر تنظيم يک سري دستورالعمل ها جهت نگهداري حسابها،ساماندهي و تعيين حدود و اختيارات واحدهاي مالي و... به منظور دستيابي به اهداف ذيل تحت عنوان نظام نوين مالي نمود:

      1) تغيير رويکرد از حسابداري نقدي به روش حسابداري تعهدي.

      2) تعيين قيمت تمام شده بهاء خدمات و فعاليتها.

      3) بودجه بندي عملياتي.

      4)تجزيه تحليل نتايج به منظور تسهيل تصميم گيري مديريت در راستاي افزايش بهره وري منابع،کاهش هزينه ها،افزايش درآمدهاو...

لذا اين مجموعه نظام نوين مالي که مشتمل بر ده دستورالعمل اجرايي به شرح ذيل شالوده اجراي حسابداري تعهدي در مجموعه دانشگاههاي علوم پزشکي سراسر کشور مي باشد که به همت اداره کل مالي وزارت بهداشت تدوين و جهت اجرا ابلاغ گرديده است.

1)سازمان وتشکيلات مالي

تشريح نمودار سازماني و وظايف و اختيارات واحدهاي(مستقل وغير مستقل) مالي

2)روشهاي گردش عمليات:

تشريح فرآيندهاي دانشگاه که داراي آثار مالي مي باشند به منظور ارتقاي سيستم کنترل داخلي جهت ثبت و رسيدگي رويدادها و ارتباط اطلاعاتي واحدها به منظور کنترل امور مالي در ارتباط با فعاليتهاي دانشگاه مي باشد.

3)نظام دفتر داري:

با چهار ضميه نحوه ثبت حسابها را تشريح مي نمايد

الف)جدول حسابها             ب)فهرست حسابهاي کل،معين،جزءمعين

پ)تعريف حسابها              ت)کد مراکز هزينه واحدهاي تابعه

4)کدينگ مراکز هزينه:

تشريح لايه هاي کدينگ مراکز هزينه

5)رسيدگي اسناد.

6)دستور العمل تنخواه گردان:

 تشريح نحوه ثبت و تسويه تنخواه

7)داراييهاي ثابت:

 تشريح نحوه شناسايي، صورتبرداري،پلاک کوبي و استهلاک انباشته  داراييها .

8)دستورالعمل انبار گرداني:

 تشريح چگونگي شمارش کالا در پايان سال و تعيين موجودي پايان دوره

9) صورتهاي مالي نمونه:

10)دستورالعمل طبقه بندي کالا واموال

حال در اين ياداشتهاي حسابداري تعهدي و ياداشتهاي بعدي  سعي مي گردد چگونگي اجراي حسابداري تعهدي در واحد محل کار اينجانب و موانع پيش روي اجراي نظام نوين مالي شناسايي و مشکلات به صورت منطقي حل گردد. اميد است خواننده محترم مطالب با ارايه نظرات ارشادي اين حقير را بهره مند نمايد.

نکته مدیریتی 6

استفان کاوی

          

                 اگر به انسانی یک ماهی بدهید خوراک یک ر وز او را داده اید.

                       

                            اگر به او ماهیگیری یاد بدهید خوراک همه عمرش را داده اید.

نکته مدیریتی 5

آلفرد لرد تنیسون:

                            برتری فردا بر پایه های امروز بنا می شود

مدیریت اقتضایی

مديريت اقتضايي:

از آنجايي که مدل هاي مديريتي فردريک تيلور،فايول،ماکس وبرو ساير نظريه پردازان مديريت بر رعايت سلسله مراتب واينکه هرکس بايد به مدير خود بايستي پاسخگو باشد استوار می باشد.لذااين نظريه ها براي سازمان هایی مي توانست نيجه دهد که از يک سري پارامترهايي چون گستردگي سازمان ، تکنولوژي مشابه و... برخوردار باشند . از طرفي نظر به شرايط  پيچيده تکنولوژي امروزي و محيط متغير خارج از سازمانها،فرصتها و تهديدات سازمانهاو... به نظر می رسد پيروي از الگو هاي مديريتي گذشته از کارايي و اثربخشي چنداني در مديريت سازمانها برخوردار نباشد. در نتيجه چنين شرايط حاکم بر سازمانها مديران را برآن داشته تا با ادغام و يا ابداع الگو هاي مديريتي جديد  به فراخور مقتضيات زمان و شرايط پيش رو از لگوي مديريتي مناسبي  جهت غلبه بر شراط موجود استفاده نمايد .در اين روش مديريتي مديران بايستي محيط درون و بيرون از سازمان را تحليل نموده و مزيتها و ضعف هاي سازمان را شناسايي نمايند (SWOT)و در تصميم گيري و طرح مدلهاي مديريتي جهت پيش برد اهداف سازمان و غلبه بر رقبا از آن بهره ببرند.

برخي از اندشمندان وابستگي مديريت به شرايط محيط خارجي را از بزرگترين عيب هاي اين مدل مديريتي مي نامند که در اين رهگذار تلاشهاي مديريت جهت حل مشکلات ناديده گرفته مي شود .شايد نکته مقابل چنين الگوي مديريتي را مديريت چکشي دانست که در اين راهبري سازماني هميشه مشکلات به مثابه يک ميخ مي مانند که با چکش بر ان کويبده مي شود.  در اين روش شرايط محيط بيروني سازمان و مشکلات سازمانها از ديد مدير يکسان جلوه مي نمايد و ايدال ترين راه ،حل مشکلات ديدگاه چکشي مي باشد.

 تکنيک swot(سوات)؟

آلبرت هوفری در بین سال های 1960 تا 1970در یک تعریف کلی گفت سوات تجزیه و تحلیلی است که به سازمان ها کمک می کند بتوانند منابع داخلی خود را در دوره های قوت و ضعف تجزیه و تحلیل کرده و آنها را در برابر محیط خارجی به عنوان فرصت ها و تهدید ها به کارگیرند . این تکنیک در واقع از طریق ارتقا قدرت تصمیم گیری فردی و موضوعی راه را برای مدیران هموار نموده و قابلیت استفاده از آن در هر نوع سازمانی تنها با شناخت نقاط قوت و ضعف سازمان می باشد

به عبارتي ديگرماتريس «سوآت» يك چارچوب مفهومي است كه براي شناسايي و تحليل تهديدها و فرصت ها در محيط خارجي يك سيستم و بررسي قوت ها و ضعف هاي دروني آن به كار گرفته مي شود. تكنيك تحليل وضعيت سوآت كه در آغاز توسط برنامه ريزان شركت هاي خصوصي و محافل رشته مديريت بازرگاني براي پاسخگويي به چالشهاي فراروي موسسات خصوصي تدوين شده است، در حال حاضر توسط موسسات بخش همگاني نيز براي تدوين سياست هاي دولتي مورد استفاده قرار مي گيرد.

چرا نياز است مديران در رفتار مديريتي خود به مديريت اقتضايي گرايش پيدا کنند؟

در واقع بر مبنای رویکرد اقتضایی، "ساختاری که برای یک سازمان مفید است، ممکن است برای یک سازمان دیگر فاقد مطلوبیت باشد" و حتی گفته می شود "آنچه که در یک زمان خوب عمل می کند، ممکن است در آینده (به دلیل تغییر مقتضیات) خوب عمل نکند". شعور متعارف نیز ضرورت استفاده از اين الگورا در رفتار مدیریت را تأیید می کند.پس از آنجا که سازمانها از حیث اندازه، هدفها، نوع فعالیتها و مانند آن، با هم تفاوت دارند، یافتن اصول جهانشمولی که در همه شرایط و وضعیتهای سازمانی گوناگون کارساز باشند، عجیب به نظر می رسد.

ويژگي هايي که نظريه اقتضايي مديريت را از ساير نظريها متمايز مي سازد

1) دیدگاه سیستم باز

 2) گرایش به پژوهش و تحقیق علمی

3) توجه به مجموعه ای از عوامل ( مبتنی بر تحلیل چند متغیره)

دیدگاه سیستم باز- استفاده از دیدگاه سیستم باز در الگوي اقتضایی حایز اهمیت بسیار است. نظریه پردازان اقتضایی، تمرکز صرف بر عملیات داخلی سازمان را کافی ندانسته، تلاش برای شناخت چگونگی تلفیق خرده سیستمهای سازمانی برای تعامل با سیستمهای اقتصادی، سیاسی، و اجتماعی محیط بیرونی را ضروری می دانند. گرایش به پژوهش عملی- پژوهش عملی به مدیریت اثربخش تر عملیات کاری منجر می شود؛ بدین ترتیب که پژوهشگران اقتضایی می کوشند تا یافته های خود را به ابزارها و پالاینده هایی تبدیل کنند تا مدیران بتوانند با استفاده از ابزارها و پا لاینده های مذکور هر وضعیت را شناسایی کنند و با آن به طور اثر بخش تری برخورد نمایند. رهیافت مبتنی بر تحلیل چند متغیره- بر اساس تفکر سنتی مبتنی بر دیدگاه سیستم بسته، به کاوش روابط علی یک به یک میان عوامل، برداخته می شد.اماتحلیل چند متغیره به منزله یک فن تحقیق، برای معین کردن چگونگی تلفیق متغیر هایی که در تعامل با هم منجر به یک نتیجه خاص می شوند، به کار می رود.